赴日本人员办理“认定书”可能有两条途径：

一条路是通过日本驻华使馆，由申请人提出申请，并提供有关材料。使领馆接受申请后将所有材料邮送至日本外务省转至法务省，再由法务省将材料较交至录用、录取外国人单位所在地的地方入境管理局，由地方入境管理局向法务省报告审查结果，最后由法务省决宣否准许该外国人赴日本。外务省接到法务省的决定后，即通知日本驻华使馆，同意申请人赴日，很快给签证，同时将“认定书”交申请人。走这一条路所需时间比较长，最快也需2至3个月。

另一条路是请人委托在日本的亲友或准备上学的学校或应聘去工作的单位，由他们出面代理，就近直接向学校或单位所在地方入境管理局申请。经批准后，即由委托代理人或代理单位将“认定书”交申请人，再由申请人持证到日本驻华使馆去签证。走这一条路，所花时间比较短，签成的希望比较大。

由于赴日的目的和任务不同，申请“认定书”所需的材料要求也不同。现将各种类别简述如下。

1． 探亲观光“认定书”的申请凡赴日本旅游观光、娱乐、休养治病、探亲访友、视察参观、参加会议、市场调研考察、联络业务、签定合同、到日本大学应试等等短期活动的外国人，都可以办理短期“认定书”，在留期限为15天、30天、60天和90天。办理这种“认定书‘应准备的材料有：

（1） 说明赴日后在留活动的资料（包括观光日程、探亲访友资料、参观单位的资料，人议场所与会议内容的资料等）；

（2） 说明在日期间一切必要费用开支资料；

（3） 确保出国机票等资料。

2． 赴日留学生是指在日本的大学、研究生院、短期大学、高等专门学校或专修学校接受专门课程教育的外国学生，在留期限为3个月、6个月和1年。申请办理留学生“认定书“所需的材料有：

（1） 入学许可书；

（2） 毕业证书和证明经历的材料；

（3） 能支储学费与生活费的证明；

（4） 申请人接受教育的教育机构的介绍材料；

（5） 申请人接受教育的科目、时间和资料；

（6） 申请人关于毕业后出路或前程的文书；

（7） 在日本居住的身元保证人的保证书。

就读生是指在日本的高中、专修学校的高等课程或一般课程以及其他学校，或有关设备、编制达不到标准学校接受教育的外国学生。在日本语学校学习语言的外国学生，法律上的在留资格也是就读生。就读生申请“认定书”所需植物料与留学生基本相同。就学生的在留期限仅为3个月和6个月。

研究修生是指被日本公私机关接受，从事技术、技能和知识研学活动，工资不超地往返旅费和逗留期间费用的实际开支者称谓研修生。它介乎学习和工作之间的一种类型，是日本利用发展中国家谦价劳动力的一种举措。日本政府规定，凡18岁以上有国籍、有住处，归国之后能将研修得到的技术、技能和知识用于工作业务上者，都可以有条件申请赴日当研修生。研修生的在留期限为3个月、6个月和1年。